Durante estas últimas semanas hemos visto como, a raíz de la crisis del COVID 19, se han tenido que ir posponiendo eventos, ferias y congresos planeados para esta temporada.
Es una situación que genera mucho trabajo de reorganización, de coordinación y, sobre todo, de comunicación.
En Presscode Comunicación & RRPP trabajamos desde hace nueve años en la comunicación de eventos, jornadas y ferias. Retail Forum, la feria de negocio internacional IMEX o el Chief Data Officer Day, son algunos de los clientes que han confiado en nosotros, y con los que hemos aprendido mucho sobre los trucos y detalles de la comunicación de un evento.
Por eso ahora, ante la crisis de Coronavirus y la situación general que tenemos, queremos compartir unos cuantos consejos sobre cómo comunicar cuando se pospone un evento:
Comunicación con el equipo: los primeros en enterarse han de ser los miembros del equipo organizador, que deben saber motivos, nuevas fechas, espacios, condiciones… y saber qué pueden y qué no pueden contar. Este dato es importante para que no haya malos entendidos ni se genere mala imagen. Aquí empieza la cadena informativa: comienza con la agencia o departamento de comunicación, que es la que debe crear una estrategia de pasos a seguir. Es necesario que todo el equipo esté en perfecta sintonía y seguir los consejos que se vayan ofreciendo.
Comunicación con los diferentes stakeholders: patrocinadores, ponentes, partners e, incluso, proveedores, y todo aquel que forme parte de manera directa o indirecta de la organización del evento. Son los siguientes que deben tener toda la información y siempre de manera transparente, ya que son los primeros afectados en la cancelación o aplazamiento de un evento. Desde nuestra experiencia, siempre es positivo escuchar sus opiniones y argumentos, porque, en ocasiones, aportan ideas de gran valor e, incluso, soluciones.
Comunicación externa: público inscrito, posibles visitantes… hay que trazar un plan para retroceder en las campañas de captación de público y hacerlo de manera más clara y firme posible, para evitar confusiones y que el público comprenda la situación y no se sienta defraudado. Hay que ser transparentes, ofrecer soluciones y, siempre, facilitar una forma de contacto donde puedan resolver dudas o poner reclamaciones.
Comunicación con medios de manera personalizada. Desde la agencia de comunicación durante meses se ha tenido una comunicación estrecha con los medios de comunicación interesados en el congreso, especialmente con los media partners. Por ello, en Presscode recomendamos siempre contactar primero, de manera personalizada y cercana, con aquellos medios que nos han estado atendiendo. Si lo hacemos antes de que se haga público oficialmente, seguro que lo agradecen. Eso sí, debe hacerse después de haberlo comunicado a los patrocinadores y partners y de forma paralela a la comunicación con el público exterior, para que no haya filtraciones y nadie que esté vinculado al evento se entere antes por la prensa que por la organización.
Comunicación a la prensa en prensa general. Una vez informados a todos los públicos anteriores se procede a realizar el comunicado oficial donde se anuncia el aplazamiento del evento con las coordenadas de las que estemos seguros: la nueva fecha y lugar. Es preferible posponer “hasta nuevo aviso” que tener que volver a cambiar de fecha, así que es importante afianzar esta información antes de comunicarla. Una vez lanzado, lo ideal es realizar un seguimiento de prensa especialmente con aquellos medios que ya habían publicado el evento en su fecha original.
Y ¡ojo! Hay que tener en cuenta qué se dice a través de RRSS y web. Hay que trabajar para que sea una comunicación paralela y coordinada, pero evitar que nuestros patrocinadores, media partners, colaboradores o visitantes se enteren antes por un tweet que por nosotros.
Gestión de gabinete de prensa. Terminados todos los trámites de comunicación anteriores comienzan los trámites internos donde hay que reorganizar los acuerdos con los media partners, gestión con periodistas y constante búsqueda de ganchos comunicativos para los meses anteriores a la nueva fecha del evento.
Aunque el evento esté aplazado no puede olvidarse, y tiene que seguir siendo comunicado en prensa generando información interesante, para no perder la atención ni el interés.
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